OFFRE D’EMPLOI : Assistant·e de direction (x/h/f)

CONTEXTE

L’Eden est un Centre Culturel ainsi qu’un Centre d’Expression et de Créativité reconnus et subsidiés par la Fédération Wallonie-Bruxelles, la Wallonie, la Province de Hainaut, la Ville de Charleroi et soutenu par le CPAS Charleroi. 

L’essentiel de sa programmation se concentre à l’Eden, ancien théâtre du centre-ville de Charleroi qui donne d’ailleurs son nom au projet, mais son action couvre l’ensemble des districts de la Ville puisque le Centre Culturel veille à amener la culture là où on ne l’attend pas forcément : places publiques, cours d’écoles, maisons de repos, quartiers, parcs… Ses saisons mélangent concerts, théâtre, humour, rencontres/débats, scènes ouvertes, événements hip-hop, ateliers pour petit.es et grand.es… 

En parallèle à ce rôle de diffuseur de cultures, l’Eden consacre beaucoup d’énergie à soutenir les pratiques artistiques en amateur et à stimuler l’expression et la créativité. Que ce soit en organisant des stages, ateliers et workshops ou en apportant une dimension créative et culturelle à plusieurs projets portés par la ville. Au rang desquels se trouve la redynamisation du Carnaval de Charleroi avec, en point d’orgue, le Brûlage du Corbeau qui emporte avec lui toutes les Idées Noires des Carolos d’ici ou d’ailleurs ! 

Dans quelques mois, l’Eden inaugurera de nouveaux espaces dédiés aux pratiques culturelles (Le Cinq) et reprendra la gestion d’une nouvelle salle de spectacle de 600 places située à Gilly (Le Temps Choisi).
Afin de remplacer son actuelle Assistante de direction qui sera pensionnée au 1er janvier 2024, l’Eden recherche la « perle rare » qui pourra l’accompagner vers ces nouveaux défis. 

DESCRIPTION

Fonctions et missions

En lien direct avec la direction et sous la supervision de la Responsable Administration/Finances, l’Assistant.e de direction (f/h/x) organise et coordonne la rédaction et la transmission des informations relatives à l’administration de l’association. 

Iel saisit et assure la présentation des notes et de documents à caractère confidentiel ou non. 

Iel traite, exploite, assure le suivi d’une partie des informations et des dossiers administratifs : secrétariat social, cadastre emploi, conventions de partenariat, correspondances, assurances, dossiers justificatifs, … 

Iel organise les flux d’information et tient à jour les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l’ASBL. 

Iel assure le premier niveau de contact entre la direction et l’extérieur. 

Iel collecte, classe et vérifie certaines données comptables et effectue l’enregistrement de données qui serviront à l’établissement de documents comptables en collaboration avec la supérieure hiérarchique. 

Description générale des taches (à titre non-exhaustif)

• Assurer le suivi des procédures administratives garantissant au quotidien la bonne gestion de l’organisation ; 
• Rassembler l’information et présenter différents documents relatifs au secrétariat : correspondances, rapports, notes de service, tableaux de bords, graphiques, … 

• Assurer les déclarations Dimona, la centralisation des prestations, l’encodage et la validation des paies en lien avec le secrétariat social et le système de pointage (Logiciel U-Time/Cosmo) ; 
• Assurer les commandes et le suivi sur la plateforme Edenred ; 
• Assurer le suivi administratif relatif à l’emploi : justificatifs APE, Maribel, cadastre FWB ou encore formalités en lien avec le Fonds 4S ; 
• Assurer la publication et la mise à jour des documents officiels : Moniteur Belge, Banque Carrefour des entreprises, Registre UBO ; 
• Accompagner les autres travailleurs.euses dans leur suivi administratif ; 

• Contribuer à l’organisation des réunions (préparation de salle, de dossiers, invitation aux membres, présences…) ; 
• Assurer la gestion de planning (organisation d’horaires, agenda, déplacements, réunions, réservations, mises au vert de l’équipe, …). 
• Prendre connaissance du courrier et en assurer sa redistribution ; 
• Enregistrer et saisir les informations nécessaires et les classer ; 
• Recevoir, filtrer, orienter, transmettre des communications. 

PROFIL

• Intérêt pour les arts et la culture ; 
• Ouverture d’esprit et curiosité intellectuelle ; 
• Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées ; 

• Avoir la capacité de réagir rapidement à l’imprévu et apporter une réponse constructive ; 
• Connaissance du secteur non-marchand et des ASBL ; 
• Maîtrise de la suite Office et en particulier d’Excel ; 
• Excellente orthographe ; 
• Rigueur, déontologie, discrétion et sens des responsabilités ; 

• Polyvalence, adaptation et résistance au stress. 

QUALIFICATION / EXPERIENCE

Diplôme ou formation professionnelle dans le domaine administratif (secrétariat, droit, comptabilité, ressources humaines…) et/ou min. 5 ans d’expérience dans le domaine. 

CONTRAT

CDI temps plein APE – Barème de la CP 329.02 (100%) – Échelon 4.1 

MODALITÉS

CV complet et lettre de motivation à envoyer à l’attention de Fabrice Laurent, Directeur de l’Eden.
Date limite de rentrée des candidatures : 19 octobre 2023 inclus.
Entrée en fonction : mi-novembre 2023. 

Envoyer votre candidature uniquement par courriel : candidature@eden-charleroi.be 

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